Beschlussvorschlag:

Auf Empfehlung des Haupt- und Finanzausschusses beschließt die Gemeindevertretung Folgendes:

Die Gemeindevertretung beschließt den Auftrag über die Lieferung und Montage eines Flächenwarnsystems in Höhe von 93.156,77 € brutto an die Fa. HÖRMANN Warnsysteme GmbH zu vergeben.

Sachverhalt:

Sirenen dienen in erster Linie als Warnmittel für die Bevölkerung im Katastrophenfall und können zudem für die Alarmierung der örtlichen Feuerwehren genutzt werden. Aufgrund Ihres sogenannten Weckeffektes und einer unabhängigen (Not-)Stromversorgung sind sie anderen Warninstrumenten wie z.B. Funk- und Fernsehen, Warn-Apps und Webseiten, deutlich überlegen.

In gesamten Gemeindegebiet von Söhrewald sind aktuell noch ausschließlich analoge Sirenen installiert, die nicht mehr dem Stand der Technik entsprechen und gemäß den Vorgaben des Bundesamtes für Bevölkerungsschutz und Katastrophenhilfe keine ausreichende Alarmierung im Katastrophenfall gewährleisten.

Für die Beschaffung, Installation und Wartung von öffentlichen Sirenen sind die Kommunen als öffentliche Auftraggeber zuständig. Sie haben gemäß § 3 Abs. 5 des Hessischen Brand- und Katastrophenschutzgesetzes den Auftrag die Bevölkerung bei Gefahr zu warnen.

Bereits in 2020 erfolgte eine Überprüfung der derzeitigen Sirenenstandorte durch die Freiwillige Feuerwehr Söhrewald, bei der sich herausstellte, dass lediglich die beiden Standorte im Ortsteil Wellerode ausreichend für die flächendeckende Bevölkerungswarnung sind.

Der derzeitige Standort in Wattenbach ist alleinig nicht ausreichend und der Standort in Eiterhagen auf dem DGH hat sich, aufgrund der zu geringen Reichweite, als unzureichend herausgestellt und ist abgängig.

Die Installation der Digitalsirenen soll an folgenden Standorten erfolgen:

·         OT Wellerode, Verwaltung (bestehender Standort, Dachmontage)

·         OT Wellerode, DGH (bestehender Standort, Dachmontage)

·         OT Wattenbach, Feuerwehr (bestehender Standort, Wandmontage)

·         OT Wattenbach, DGH (als Ergänzung zu Standort Feuerwehr, Wandmontage)

·         OT Eiterhagen, Am Hange/ Auf der Höhe (Mastsirene als Ersatz für Standort DGH)

Bereits in 2020 erfolgte eine Markterkundung durch die Freiwillige Feuerwehr Söhrewald und es wurden Angebote eingeholt.

In 2023 fand eine Begehung der potentiellen Standorte mit der Fa. ecomtec und u.a. dem damaligen GBI statt.

Aufgrund der geschätzten Gesamtsumme wurde die Feuerwehr von der Bauverwaltung darauf hingewiesen, dass gemäß Unterschwellenvergabeverordnung (UVgO) eine „beschränkte Ausschreibung ohne Teilnahmewettbewerb“ als Vergabeverfahren auszuführen ist.

Ebenfalls in 2023 wurden Fördermittel für das Sonderförderprogramm „Sirenen in Hessen“ zur Gewährung einer Zuwendung als Anschubfinanzierung zur Verbesserung der Warn- und Alarminfrastruktur beantragt.

Die Förderung wurde für drei - der insgesamt 5 - Standorte mit jeweils einer Fördersumme in Höhe von 5.000,00 € bewilligt. Da bereits in 2020 das Material für zwei Sirenenstandorte (Sirene inkl. Steuerung) bestellt und in 2021 geliefert wurde, konnten für diese beiden Standorte keine Förderanträge gestellt werden.

Insgesamt beträgt die Fördersumme 15.000,00 € für das Flächenwarnsystem in Söhrewald.

Vorbereitende Elektroarbeiten an den betreffenden Standorten wurden bereits in 2023 beauftragt und ausgeführt. Die Fällung der Linde am neuen Standort Am Hange/ Auf der Höhe erfolgte nach Beschluss des Gemeindevorstandes vom 09.07.2024.

Auf Grundlage des Angebotes der Fa. ecomtec wurde eine Kostenschätzung erstellt, die in 2024 bzw. 2025 entsprechend an die entsprechenden Kostensteigerungen angepasst wurde.

Aufgrund der Kostenschätzung in Höhe von 54.037,66 € erfolgte die Ausschreibung für das Flächenwarnsystem, gemäß Unterschwellenvergabeverordnung (UVgO) mit einem Auftragswert < 100.000,00 €, als „beschränkte Ausschreibung ohne Teilnahmewettbewerb“.

Nach Rücksprache mit der Revision des Landkreises Kassel handelt es sich um eine Bauleistung.

Neben der Lieferung und Montage der Sirenen an den insgesamt fünf Standorten wurde auch der Rückbau der Sirenenanlage am Standort DGH Eiterhagen, sowie die ausschließliche Montage und Installation des bereits vorhandenen Materials für die Sirenen inkl. Steuerungseinheiten der Standorte Wattenbach, Feuerwehr und Wellerode, DGH ausgeschrieben.

Insgesamt wurden, nach Rücksprache und in Abstimmung mit der Freiwilligen Feuerwehr Söhrewald, 4 fachlich einschlägige Firmen zur Abgabe eines Angebotes aufgefordert. Die Angebotsaufforderung, sowie die Veröffentlichung der Ausschreibungsunterlagen erfolgte vom 15.07. – 31.07.2025 über die Vergabeplattform der Submissionsstelle des Landkreises Kassel, die ebenfalls am 31.07.2025 die Submission durchführte.

Es wurde kein Angebot abgegeben, so dass, nach Rücksprache mit der Revision des Landkreises Kassel die Freihändige Vergabe am 04.08.2025 eingestellt wurde.

Im Anschluss an das Vergabeverfahren fanden Gespräche mit allen angefragten Firmen statt. Es wurden zum einen keine Angebote abgegeben, weil der Ausführungszeitraum noch in 2025 erfolgen sollte, zum anderen, weil der Anfahrtsweg als zu weit eingeschätzt wurde. Die Ausschreibung wurde daraufhin entsprechend angepasst und der Ausführungszeitraum für 01.11.2026 bis zum 28.02.2027 vorgesehen.

Die Lieferung und Montage des digitalen Flächenwarnsystems wurde - nach Rücksprache mit der Revision des Landkreises Kassel - erneut als beschränkte Ausschreibung ohne Teilnahmewettbewerb vom 30.09.2025 – 29.10.2025 ausgeschrieben. Bis auf eine Firma, die nicht an einer erneuten Ausschreibung beteiligt werden wollte, wurden erneut die bereits angefragten Firmen aufgefordert ein Angebot abzugeben.

Die Durchführung der Ausschreibung erfolgte durch die Bauverwaltung. Die Submission fand am 29.10.2025 in der Gemeindeverwaltung Söhrewald statt.

Es wurde lediglich ein Angebot von der Fa. HÖRMANN Warnsysteme GmbH abgegeben.

Die ausführliche Bewertung des Angebotes ist den Anlagen, insbesondere dem Vergabevorschlag zu entnehmen.

Die Angebotssumme liegt mit 93.156, 77 € brutto über den Schätzkosten der Bauverwaltung in Höhe von 54.037,66 €. Wie auch in dem Vergabevorschlag beschrieben, erfolgten, im Rahmen der Auswertung des Angebotes, Rücksprachen mit Kommunen, die ebenfalls vergleichbare Flächenwarnsysteme ausgeschrieben hatten. Die angebotenen Einzelpreise der Fa. HÖRMANN liegen dabei im unteren bis mittleren Segment mit Vergleichspreisen von angebotenen Flächenwarnsystemen umliegender Kommunen. Das Gesamtangebot ist demnach als marktgerecht und wirtschaftlich vertretbar zu bewerten.

Das Angebot ist zudem vollständig, formal korrekt und somit vergabekonform und das Unternehmen erfüllt die Eignungskriterien.

Eine erneute Aufhebung des Verfahrens wird von Seiten der Bauverwaltung als kritisch angesehen. Da es deutschlandweit nur eine beschränkte Auswahl an Firmen gibt, die die Lieferung und Montage von Flächenwarnsystemen anbieten und zudem aktuell bereits der Zeitraum zwischen Ausschreibung, bzw. Auftrag und Ausführung 12 Monate und länger beträgt, da keine Kapazitäten mehr vorhanden sind, ist nicht damit zu rechnen, dass bei einer erneuten Ausschreibung wirtschaftlichere Angebote abgegeben werden.

Für die Förderung der Sirenen durch das Land Hessen in Gesamthöhe von 15.000,00 € liegt bereits die Gewährung einer Fristverlängerung bis Ende 2026 zu, so dass die bewilligten Fördermittel in Anspruch genommen werden können. Eine weitere Fristverlängerung ist zudem bis 2028 im Gespräch.

Gemäß dem Vergabevorschlag empfiehlt daher die Bauverwaltung die Firma HÖRMANN Warnsysteme GmbH mit der Lieferung und Montage des Flächenwarnsystems für die Gemeinde Söhrewald zu beauftragen.

Auf der Haushaltsstelle 12601.0950000, Projekt 12601-09 Digitale Sirenensteuerung stehen von 50.700,00 € noch restliche Mittel in Höhe von 45.129,50 € zur Verfügung. Diese werden auf das Haushaltsjahr 2026 übertragen. Da die Ausführung der Arbeiten erst ab November 2026 erfolgt, werden die notwendigen Restmittel in Höhe von 48.027,27 € im Haushaltsjahr 2026 zur Verfügung gestellt.